Hướng dẫn thiết lập chính sách an toàn sức khỏe nghề nghiệp

Thứ hai - 01/04/2013 00:07 - 6470

Chia sẻ:

Một tuyên bố chính sách bằng văn bản giúp thúc đẩy một Hệ thống Quản lý ATSKNN. Chính sách này cần phản ảnh những nhu cập đặc biệt của môi trường làm việc và cần được xem xét, cập nhật một cách định kỳ. Bài viết này nhằm hướng dẫn tổ chức trong việc thiết lập và áp dụng một chính sách ATSKNN vào tổ chức của mình.

Tại sao tổ chức cần có Chính sách an toàn sức khỏe nghề nghiệp?
Một tuyên bố chính sách bằng văn bản giúp thúc đẩy một Hệ thống Quản lý ATSKNN. Chính sách này cần phản ảnh những nhu cập đặc biệt của môi trường làm việc và cần được

xem xét, cập nhật một cách định kỳ. Bài viết này nhằm hướng dẫn tổ chức trong việc thiết lập và áp dụng một chính sách ATSKNN vào tổ chức của mình.
Thế nào là một chính sách?
Theo từ điển “The Gage”, “chính sách” được định nghĩa là “một kế hoạch cho hành động, một quá trình hoặc phương châm hành động được lựa chọn một cách cố ý để định hướng hoặc tạo ảnh hưởng đến các quyết định trong tương lai”. Thông qua việc tuyên bố các nguyên tắc và quy định, chính sách ATSKNN định hướng cho các hành động. Một tuyên bố về chính sách chỉ ra mức độ mà người sử dụng lao động cam kết với vấn đề an toàn và sức khỏe. Một tuyên bố về trách nhiệm của người sử dụng lao động không nên chỉ dừng lại ở mức xác định các trách nhiệm tuân thủ pháp luật.
Điều gì khiến cho một tuyên bố chính sách phát huy hiệu quả?
Có rất nhiều định dạng và nội dung cho các chính sách của tổ chức. Tuy nhiên, hình thức của các chính sách không quan trong bằng sự rõ ràng trong xác định các trách nhiệm gắn với quyền hạn.
Để thực sự hiệu quả, một chính sách cần phải:

Có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao và các đại diện quản lý trong việc chuẩn bị chính sách,
Thể hiện được sự nhất quán với mục tiêu chung của sản xuất kinh doanh là hoạt động trong tình trạng hiệu quả, ổn định và có thể dự đoán trước được,
Liên quan đến các nhu cầu thực tế của hoạt động sản xuất kinh doanh mà không phải là sự vay mượn từ một lĩnh vực sản xuất kinh doanh khác, và
Được chấp nhận là có tầm quan trọng tương đương với các mục tiêu khác của hoạt động sản xuất kinh doanh (ví dụ tài chính hoặc chất lượng).

ột tuyên bố chính sách cần đề cập đến các vấn đề gì?
Tuyên bố chính sách cần cho thấy một cách rõ ràng các mục tiêu của tổ chức và những kế hoạch cho an toàn và sức khỏe. Các vấn đề sau đây nên được đề cập trong tuyên bố chính sách:

Sự cam kết của lãnh đạo cấp cao với việc thiết lập một môi trường làm việc an toàn và thích hợp cho sức khỏe và tích hợp vấn đề an toàn và sức khỏe vào mọi hoạt động của sản xuất kinh doanh,
Mong muốn coi các quy định pháp luật cơ bản về an toàn sức khỏe là tiêu chuẩn tối thiểu mà không phải là tiêu chuẩn tối đa,
Trách nhiệm của tất cả mọi nhân viên trong việc tạo ra một môi trường làm việc an toàn,
Sự chịu trách nhiệm của toàn bộ các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ về thực hiện các trách nhiệm về an toàn sức khỏe nghề nghiệp,
Sự quan trọng của việc tham vấn và hợp tác của các cấp quản lý và nhân viên để đảm bảo việc ứng dụng một cách hiệu quả chính sách,
Cam kết với việc định kỳ xem xét chính sách và theo dõi tính hiệu lực của chính sách này, và
Sự cam kết với việc cung cấp một ngân sách đầu đủ và thích hợp, và các chi tiết về việc đảm bảo sự sẵn có về nguồn lực tài chính.

Ai nên là người soạn thảo chính sách?
Các chính sách tốt nhất là các chính sách cụ thể với điều kiện sản xuất kinh doanh của tổ chức mà không phải là chính sách “mượn” hoặc được viết bởi một người bên ngoài. Người sử dụng lao động có thể phân quyền việc chuẩn bị tuyên bố chính sách cho một nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên, tuyên bố chinh sách bằng văn bản là một lời cam kết với các nhân viên trong tổ chức nên người sử dụng lao động cần chịu trách nhiệm chính về nội dung. Chính sách an toàn nên thể hiện ngày phê duyệt và được phê duyệt bởi lãnh đạo cao nhất trong tổ chức.
Khi xây dựng chính sách cần xem xét đến các vấn đề gì?
Trong quá trình xây dựng tuyên bố về chính sách, một số yếu tố sau đây cần được xem xét:

Chính sách cần tuyên bố những sắp xếp trong tổ chức để hỗ trợ và thực hiện, bao gồm các yếu tố như các cuộc họp về an toàn, các thủ tục về an toàn, vệ sinh lao động, đào tạo về an toàn.
Chính sách cũng cần chỉ ra các nhóm mối nguy liên quan đến đặc thù hoạt động của tổ chức. Tùy thuộc vào các công việc được thực hiện và các mối nguy liên quan mà người sử dụng lao động có thể đề cập đến một cách tương đối cụ thể và chi tiết các nhóm mối nguy có trong tổ chức.
Ngoài ra, chính sách cần thảo luận về sự tham gia một cách chủ động và liên tục của nhân viên trong việc giúp đạt được các mục tiêu, chỉ tiêu. Các nhân viên cũng phải tham gia vào quá trình chuẩn bị và triển khai chính sách. Nếu không có sự tham gia một cách có ý nghĩa của nhân viên, tổ chức sẽ không thể triển khai thành công một chính sách an toàn sức khỏe nghề nghiệp.
Một điều quan trọng nữa là tuyên bố về chính sách cần được chỉnh sửa cùng với thời gian để phản ảnh kịp thời và bắt nhịp được với các thay đổi trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Việc trả lời các câu hỏi sau đây có thể giúp tổ chức chuẩn bị một chính sách an toàn sức khỏe nghề nghiệp thích hợp:

Mục tiêu của chương trình an toàn là gì – có ít hơn các tai nạn, tình trạng sức khỏe xấu? giảm 10%?
Khi đối mặt với các vấn đề cần ưu tiên mẫu thuẫn với nhau hoặc bị ảnh hưởng bởi sự giới hạn về nguồn lực, an toàn sẽ được coi là quan trọng hơn? quan trọng tương đương? Và cách thức xác định như thế nào?
Trách nhiệm về an toàn thuộc về quản lý các chuyền sản xuất hay của quản lý nhân sự? – ai là người phải chịu trách nhiệm?
Lãnh đạo tổ chức mong muốn gì từ việc áp dụng một chương trình an toàn có hiệu lực?
Ai là người được phân công trách nhiệm để điều phối các hoạt động về an toàn và sức khỏe?

Ai có trách nhiệm với chính sách?
Cho dù được viết hay đến đâu thì một chính sách cũng chỉ là những từ nghữ trống rỗng nếu không có một kế hoạch để đưa chính sách vào hoạt động trong toàn tổ chức. Chính sách chỉ có thể được đưa vào hoạt động của tổ chức một cách hiệu quả nếu như:

Các trách nhiệm được xác định và phân công một cách rõ ràng,
Thiết lập phương pháp để đảm bảo sự chịu trách nhiệm,
Các thủ tục và chương trình thích hợp được áp dụng,
Sự cung cấp đầy đủ nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác, và
Các trách nhiệm cho việc thực hiện các mục tiêu nhằm triển khai chính sách được trao đổi thông tin và thấu hiểu rõ ràng, đầy đủ trong tổ chức.

Trong khi cần có một danh sách đầy đủ để phân công các trách nhiệm một cách thích hợp với đặc thù hoạt động và cơ cấu của tổ chức, nên tránh trở nên quá chi tiết và cụ thể vì có thể dẫn đến việc mọi người trở nên thụ động và máy móc. Ví dụ, không nên đưa ra một cách cụ thể những loại trang bị bảo hộ cá nhân nào cần được sử dụng bởi các nhân viên, mà chỉ tuyển bố một cách đơn giản là mọi nhân viên phải sử dụng các trang bị bảo hộ cá nhân được quy định bởi tổ chức và/hoặc phù hợp với yêu cầu của công việc. Như vậy, tổ chức có sự linh động cần thiết để thay đổi với từng trường hợp cụ thể.
Trách nhiệm cần được triển khai rộng khắp các cấp trong tổ chức nhằm đảm bảo các mục tiêu được tích hợp vào tất cả các hoạt động. Ví dụ, một chính sách có thể đưa ra hoặc tham chiếu đến:

Các trách nhiệm cá nhân (thường tham chiếu đến một phụ lục riêng),
Các trách nhiệm pháp lý,
Cơ chế chịu trách nhiệm,
Thúc đẩy nhận thức về an toàn,
Giáo dục và nhu cầu đào tạo,
Báo cáo và khắc phục các vấn đề về an toàn và sức khỏe, và
Các thông tin về kiểm soát thương tật và bệnh.

Làm thế nào để có thể kết hợp chính sách vào các nhiệm vụ và hoạt động hằng ngày của tổ chức?
Các phương pháp thiết lập cơ chế chịu trách nhiệm cần được xây dựng để theo dõi chất lượng và sự đầy đủ của các thủ tục kiểm soát, bao gồm:

Việc bao gồm phân công chịu trách nhiệm trong tuyên bố chinh sách,
Các thủ tục để đảm bảo rằng kết quả hoạt động an toàn sức khỏe được xem xét như một phần của việc đánh giá kết quả hoạt đọng chung và xem xét nâng lương,
Việc bao gồm các trách nhiệm và mục tiêu về an toàn sức khỏe trong ban mô tả công việc,
Các hoạt động xem xét thường xuyên các chương trình an toàn và sức khỏe, và
Các yêu cầu về báo cáo thường xuyên được đưa vào như là một phần của các chương trình.

Một phần làm nên thành công của một chính sách an toàn và sức khỏe là việc đảm bảo rằng mọi nhân viên đều phải nhận thức được chính sách này. Nếu kế hoạch triển khai chính sách của tổ chức là một kế hoạch tốt, các nhân viên phải được nhắc nhở trong công việc hằng ngày, thông qua các cuộc họp an toàn, và các buổi đào tạo và đào tạo ban đầu.
Trách nhiệm phải tuân thủ chính sách về an toàn và sức khỏe có thể là một nội dung trong bản Mô tả công việc của nhân viên. Mỗi nhân viên, khi bắt đầu vào làm việc tại tổ chức, có thể được cung cấp một bản copy của chính sách và thông báo rằng tuân thủ chính sách đó là một điều kiện của tuyển dụng.
Các tổ chức có thể củng cố sự cam kết quả mình bằng cách trưng bày những biển hiệu tại khu vực làm việc, viết bài về chính sách trên bản tin nội bộ, tham chiếu đến chính sách trong sổ tay công việc, …
Mỗi tổ chức chắc chắn sẽ có cách riêng của mình để đảm bảo các nhân viên của mình được truyền đạt thông tin. Điều quan trọng là cần có kế hoạch và cần thực hiện theo kế hoạch này.
Một vài ví dụ nào về cách thức trao đổi thông tin về chính sách an toàn và sức khỏe đến các nhân viên?
Một chính sách an toàn và sức khỏe có hiệu lực phải được:

Xác định và trao đổi thông tin một cách rõ ràng,
Được củng cố bởi một cách thức tổ chức tốt và triển khai trên thực tế,
Phản ảnh trong các hành động và thái độ hằng ngày của mọi người , và
Được theo dõi.
Các phương pháp trao đổi thông tin về chính sách và trách nhiệm bao gồm:
Đào tạo ban đầu,
Sổ tay chính sách và các thủ tục,
Các ủy ban liên chức năng về an toàn và sức khỏe,
Các bản mô tả công việc,
Các thông báo và tin trên bản tin,
Các cuộc họp và thảo luận về an toàn,
Lãnh đạo cấp cao tham gia các cuộc họp an toàn, và
Lãnh đạo cấp chứng tỏ sự cam kết của mình thông qua các xem xét và phản hồi hiệu quả đối với các kiến nghị của ủy ban trong các báo cáo, điều tra tai nạn, và đánh giá các chương trinh an toàn và sức khỏe.

Một vài chỉ dẫn nào cho việc triển khai chinh sách?
Để triển khai chính sách, các hoạt động an toàn và sức khỏe phải được xác định và phân công trách nhiệm. Trong khi mỗi tổ chức có cách riêng để làm việc này, có một số điểm chung cần được xem xét và giải quyết:

Chính sách cần tuyên bố rằng tổ chức có các quy định rõ ràng về hành vi an toàn và sức khỏe. Chính sách cần làm rõ ai là người chịu trách nhiệm phát triển, giám sát và thực thi các quy định này.
Cần có các hướng dẫn rõ ràng cho việc bảo trì và vận hành cách thiết bị, máy móc. Ở đây trách nhiệm cá nhân cũng cần được làm rõ.
Chính sách cũng cần tuyên bố về những chương trình đào tạo nào sẽ được tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo các nhân viên có thế thực hiện được trách nhiệm của mình. Điều này có thể bao gồm đào tạo ban đầu, đào tạo trên công việc và tái đào tạo.
Xác định các cách thức cung cấp thông tin cho nhân viên về các mối nguy cơ bản, mối nguy cụ thể trong khu vực làm việc, các thủ tục cụ thể bằng văn bản cho các công việc nguy hiểm.
Các cuộc họp an toàn thường kỳ tại nơi làm việc tại tất cả các cấp của tổ chức làm một phần quan trọng trong chương trình chung về an toàn. Chính sách có thể chỉ ra các vấn đề cần thảo luận trong các cuộc họp, vấn đề gì cần phải trao đổi bằng lời nói, vấn đề gì cần được lập văn bản.

Ví dụ nào về một Danh mục kiểm tra chính sách để xem xét một chính sách mới hoặc hiện hành?
Dưới đây là một số câu hỏi để có thể đưa vào một Danh mục kiểm tra dạng “Có/Không”:

Tuyên bố chính sách có diễn đạt cam kết với an toàn và sức khỏe? Các nghĩa vụ với nhân viên có được làm rõ?
Chính sách có tuyên bố rằng lãnh đạo cấp cao phải giám sát việc áp dụng và xem xét, cũng như cách thức thực hiện việc giám sát áp dụng và xem xét này?
Chính sách có được ký duyệt bởi lãnh đạo cấp cao?
Chính sách có xem xét đến quan điểm của các giám đốc, người quản lý, nhân viên là công tác an toàn, ủy ban an toàn?
Các nhiệm vụ đưa ra trong chính sách có được thảo luận với các cá nhân liên quan? Các các nhân này có hiểu được cách thức dùng để đánh giá hoạt động của họ và các nguồn lực nào họ được cung cấp để thực hiện các công việc một cách an toàn?
Tuyên bố chính sách có làm rõ rằng sự hợp tác giữa toàn thể nhân viên là một cốt yếu để triển khai thành công chính sách an toàn và sức khỏe?
Chính sách có đề cập đến việc bằng cách nào các nhân viên tham gia vào những vấn đề về an toàn và sức khỏe, ví dụ như được tham gia ý kiến, tham gia vào các hoạt động kiểm tra hoặc thành phần của ủy ban an toàn?
Chính sách có chỉ ra một cách rõ ràng phương thức phân công nhiệm vụ, và trách nhiệm tại mọi cấp của tổ chức có được mô tả?
Chính sách có đề cập ai chịu trách nhiệm cho các vấn đề sau đây?

Hồ sơ về tai nạn và các báo cáo điều tra tai nạn.
Các cảnh báo cháy và thủ tục sơ tán thoát hiểm.
Sơ cấp cứu.
Kiểm tra an toàn.
Chương trình đào tạo.
Đảm bảo sự tuân thủ các yêu cầu pháp luật.

Ban lãnh đạo có chịu trách nhiệm cá nhân với việc cung cấp một môi trường làm việc an toàn và phù hợp cho sức khỏe?
Người sử dụng lao động có quan tâm đến an toàn và sức khỏe như quan tâm đến các lĩnh vực khác như kinh tế, tài chính và thị trường?
Chính sách có bao gồm tên của các giám đốc có trách nhiệm đảm bảo chính sách được thực thi tại các khu vực làm việc, phòng ban cụ thể?
Chính sách có tuyên bố nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong việc cung cấp hướng dẫn, đào tạo về an toàn và sức khỏe cho nhân viên?
Chính sách có chỉ ra việc phát triển và duy trì các vài trò và thủ tục làm việc an toàn và đảm bảo sức khỏe?
Chính sách có bao gồm và/hoặc tham chiếu đến những chương trình về an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc?
Chính sách có đảm bảo rằng các vấn đề về an toàn và sức khỏe được xem xét ddeens khi lập kế hoạch cho các quá trình và cơ sở mới?
Chính sách có bao gồm tổ chức cho việc trao đổi thông tin về an toàn sức khỏe và các vấn đề phúc lợi?
Chính sách có giải thích bằng cách nào tài chính được sắp xếp cho ngân sách an toàn và sức khỏe?
Mọi nhân viên có bản copy của chính sách an toàn của tổ chức?
Đại diện của các khu vực làm việc có được tham khảo ý kiến trong việc định kỳ xem xét và cập nhật (khi cần thiết) với chính sách an toàn và sức khỏe?
Chính sách có được xem xét với ủy ban an toàn?
Chính sách có chỉ ra người chịu trách nhiệm xem xét chinh sách và chu kỳ thực hiện?
Có biện pháp hữu hiệu để nhân viên quan tâm đến chính sách an toàn và sức khỏe?
Việc phân cấp về nhiệm vụ có logic và liên tục trong toàn tổ chức?
Chính sách có làm rõ trách nhiệm cuối cùng về an toàn thuộc về lãnh đạo cao nhất của tổ chức?
Trách nhiệm của các nhân viên quản lý có được văn bản hóa trong chính sách hoặc mô tả công việc?
Các thủ tục và biện pháp kiểm soát có sẵn có để đảm bảo việc chịu trách nhiệm?
Kết quả thực hiện an toàn và sức khỏe có là một yếu tố quan trọng trong đánh giá hoạt động nói chung?
Các quản lý sản xuất có thấu hiểu và chấp nhân các trách nhiệm của họ về an toàn và sức khỏe?
Có bố trí hiệu quả cho việc trao đổi với các nhà thầu?
Mọi cá nhân có nhận thức được trách nhiệm trước pháp luật của họ về an toàn và sức khỏe?