Sổ tay hướng dẫn đánh giá nội bộ theo ISO 9001 - Phần III

Các bài trích đăng lần trước đã giới thiệu nội dung hướng dẫn đánh giá các Mục 4.1, 4.2.1 và 4.2.2 và Mục 4.2.3 của tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Phần trích đăng lần này giới thiệu nội dung hướng dẫn đánh giá nội bộ Mục 4.2.4 - Kiểm soát hồ sơ.

1.2.4          Kiểm soát hồ sơ

1.2.4.1    Trích dẫn yêu cầu của ISO 9001:2008

“Phải kiểm soát hồ sơ được thiết lập để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và việc vận hành có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.

Tổ chức phải lập một thủ tục bằng văn bản để xác định cách thức kiểm soát cần thiết đối với việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, thời gian lưu giữ và huỷ bỏ hồ sơ.

Hồ sơ phải luôn rõ ràng, dễ nhận biết và dễ sử dụng.”

1.2.4.2    Diễn giải và nhận xét

Cùng với sản phẩm/dịch vụ thì hồ sơ là một đầu ra quan trọng trong thực hiện các quá trình và HTQLCL với các mục đích chính là cung cấp bằng chứng về việc thực hiện và kết quả của các quá trình và HTQLCL, cung cấp thông tin cho các hoạt động phân tích dữ liệu về sau, đảm bảo khả năng truy vết và lặp lại của các hoạt động. Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải có một thủ tục bằng văn bản để quy định các yêu cầu kiểm soát hồ sơ.

Với mục đích cung cấp bằng chứng và thông tin, yếu tố quan trọng nhất của hồ sơ chất lượng cần được kiểm soát là sự đầy đủ, sẵn có, rõ ràng, đáng tin cậy và bảo mật thông tin. Một số rủi ro thương gặp với kiểm soát hồ sơ có thể bao gồm: bị mất/hư hỏng, bị thiếu thông tin (không thể truy vết và phân tích), thông tin không chính xác, thông tin cần bảo mật bị tiết lộ, thông tin không rõ ràng… Ngoài ra, với đặc điểm là được sử dụng và tra cứu nhiều trong quá trình lưu giữ ban đầu (tại nơi làm việc, trước khi chuyển đến nơi lưu trữ) sự dễ dàng và thuận tiện trong truy cập và hoàn trả hồ sơ có ảnh hưởng rất lớn đến thời gian và hiệu quả giải quyết công việc.

Tùy theo mục đích sử  dụng mỗi loại hồ sơ đều cần có một thời hạn lưu trữ được xác định. Cũng cần lưu ý rằng các “liên” khác nhau của cùng một loại hồ sơ có thể phục vụ cho mục đích khác nhau và vì vậy có thể có thời gian lưu trữ khác nhau. Ngoài mục đích sử dụng do tổ chức tự xác định thì thời gian lưu trữ một số loại hồ sơ nhất định được quy định bởi các văn bản pháp luật hay yêu cầu hợp đồng. Thông thường thời gian lưu trữ sẽ là thời gian cho một chu kỳ sống của một hồ sơ sẽ bao gồm: lập & tập hợp, lưu trữ tạm thời, lưu trữ ổn định/ lịch sử (trong kho lưu trữ), và hủy bỏ. Đề xác định thời gian lưu trữ, hồ sơ có thể chia thành một số nhóm hồ sơ sau (lưu ý rằng, một hồ sơ cụ thể có thể đồng thời rơi vào nhiều hơn một nhóm trong số này):

• Các hồ sơ phục vụ nghĩa vụ pháp lý của tổ chức với nhà nước: Bao gồm các hồ sơ liên quan đến an toàn lao động, an toàn vệ sinh thực phẩm, luật lao động, chứng từ kế toán.... Các hồ sơ này có thời gian lưu trữ được quy định bởi các văn bản pháp luật của nhà nước,
• Các hồ sơ phục vụ nghĩa vụ của tổ chức trong các hợp đồng mua, bán: Bao gồm các hồ sơ liên quan đến bảo hành sản phẩm, khiếu nại, bồi thường, cần cho giải quyết tranh chấp thương mại....Thời gian lưu trữ trong trường hợp này được quy định trong hợp đồng hoặc xác định trên cơ sở xem xét các điều kiện cần thiết để thực hiện các cam kết trong hợp đồng,
• Các hồ sơ phục vụ nhu cầu triển khai các quy định quản lý nội bộ của tổ chức: Bao gồm các hồ sơ làm cơ sở cho kiểm tra, giám sát, đánh giá, quyết định. Thời gian lưu trữ trong trường hợp này phụ thuộc vào nhu cầu quản lý nội bộ của tổ chức,
• Hồ sơ phục vụ công cấp thông tin: Bao gồm các hồ sơ để trao đổi thông tin giữa các bộ phận, cung cấp thông tin để tổng hợp, phân tích....Thường thì các hồ sơ này không cần lưu trữ lịch sử.

Cách thức kiểm soát mà tổ chức áp dụng đối với mỗi loại hồ sơ cần xác được xác định trên cơ sở cân đối giữa nhu cầu kiểm soát rủi ro về sự sẵn có, đáng tin cậy và bảo mật thông tin với nhu cầu cho sự thuận tiện, dễ dàng, nhanh chóng khi truy cập và sử dụng trong suốt vòng đời của chúng.

1.2.4.3    Hướng dẫn đánh giá

Việc đánh giá hoạt động thiết lập và kiểm soát hồ sơ cần được thực hiện tại tất cả các bộ phận, cho các quá trình được xem xét. Đánh giá yêu cầu về kiểm soát hồ sơ cần tập trung vào hai yếu tố chính là xác định nhu cầu lập hồ sơ và cách thức các hồ sơ được kiểm soát.

Ở yếu tố thứ nhất, chuyên gia đánh giá cần xem xét với nhân viên quản lý, người chịu trách nhiệm về các quá trình đang được đánh giá, cách thức được sử dụng để phân tích quá trình, các ràng buộc pháp lý/hợp đồng và nhu cầu quản lý trong quá trình xây dựng các quy trình làm việc và xác định các nhu cầu cần thiết cho việc lập hồ sơ. Trong quá trình xem xét, cần lưu ý rằng ngoài các hồ sơ quy định cụ thể bởi văn bản pháp luật, hợp đồng hoặc tiêu chuẩn ISO 9001:2008, việc xác định cần hay không cần các hồ sơ khác đơn thuần là hoạt động quản lý của nhân viên quản lý. Chuyên gia đánh giá không phải là người có trách nhiệm chỉ ra bộ phận được đánh giá cần có hay không cần có loại hồ sơ nào.

Với hoạt động kiểm soát hồ sơ, đánh giá viên nên xem xét ở hai góc độ là các quy định về kiểm soát hồ sơ (có thể bao gồm quy trình kiểm soát hồ sơ và các hướng dẫn riêng cho từng loại hồ sơ/bộ phận), và thực tiễn hoạt động kiểm soát hồ sơ tại các bộ phận/quá trình.

Ở góc độ thứ nhất, cần đánh giá sự thích hợp, hiệu quả của các quy định về kiểm soát, có xem xét đến mục đích và nhu cầu đối với việc lập, kiểm soát các hồ sơ này. Nếu tổ chức /bộ phận có một hệ thống các quy định về kiểm soát hồ sơ không đầy đủ và thích hợp thì việc tuân thủ các quy định này cũng không mang lại mấy ý nghĩa.

Trong quá trình đánh giá thực tiễn áp dụng, kết hợp việc xác nhận sự tuân thủ các quy định với kiểm tra nhận thức của những người thực hiện. Các khía cạnh cụ thể mà chuyên gia đánh giá có thể xem xét trên thực tế có thể bao gồm:

• Sự đầy đủ của hồ sơ so với danh sách hồ sơ hoặc những hồ sơ được đề cập trong quy trình,
• Sự kịp thời của việc lập hồ sơ và ghi chép thông tin (điều này có ảnh hướng rất lớn đến độ tin cậy của thông tin),
• Sự đầy đủ, rõ ràng của các thông tin trên hồ sơ (bao gồm thông tin về người ghi chép, xác nhận), đặc biệt là các thông tin cơ sở được sử dụng cho việc phân tầng, xử lý dữ liệu về sau,
• Cách thức phân chia các chu kỳ sống của hồ sơ dựa trên nhu cầu quản lý và thực tế hoạt động,
• Cách thức hồ sơ được phân loại, sắp xếp, truy cập, bảo quản,
• Cách thức xác định các rủi ro đối với thông tin trong hồ sơ và những biện pháp bảo vệ tương ứng,
• Nhận thức của người thực hiện về mục đích và giá trị của các thông tin được ghi nhận lại trong hồ sơ và so sánh nhận thức này với nhu cầu quản lý và các nghĩa vụ xác định được trong quá trình xem xét với người quản lý./.