Giải quyết vấn đề “chính danh” của Thư ký ISO

Cán bộ quản lý hệ thống chất lượng, thường được gọi là Thư ký ISO – ISO Coordinator, là một vị trí công việc phát sinh cùng với quá trình triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo ISO 9000 tại doanh nghiệp với chức năng giúp việc cho Ban lãnh đạo (Đại diện lãnh đạo về chất lượng – QMR) điều phối, kiểm soát quá trình xây dựng HTQLCL (trước chứng nhận) và duy trì, cải tiến HTQLCL (sau chứng nhận). Với đặc điểm là một vị trí công việc mới hình thành trong tổ chức, các cơ sở về chức năng nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn, quyền lợi và nghĩa vụ, tiêu chí đánh giá, tiêu chuẩn về năng lực, quan hệ công việc của những người được phân công ở vị trí này còn nhiều có nhiều hạn chế. Nếu không được xem xét và giải quyết một cách thỏa đáng, các vấn đề này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng duy trì một cách có hiệu lực HTQLCL của doanh nghiệp. Bài viết này nằm trong Series bài viết của P & Q Solutions (sẽ được đăng tải trên website http://www.pnq.com.vn) phân tích về vị trí, vai trò, công việc và năng lực của Thư ký ISO trong hoạt động duy trì, cải tiến HTQLCL tại doanh nghiệp.

Xét về mặt tổ chức, Thư ký ISO là một vị trí công việc gắn liền với HTQLCL của doanh nghiệp, và như vậy các đơn vị chưa triển khai HTQLCL thường sẽ không có vị trí này trong hệ thống tổ chức của mình. Với các đơn vị mới bắt đầu triển khai HTQLCL thì vị trí Thư ký ISO cũng được coi là một vị trí công việc “phát sinh thêm” so với các vị trí công việc tác nghiệp đã được hình thành và củng cố trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Trong phần lớn các trường hợp, Thư ký ISO không phải là một vị trí chuyên trách. Các doanh nghiệp thường chỉ định một người ở vị trí công việc nào đó (thường là trưởng phòng hoặc nhân viên quản lý tại phòng/bộ phận do QMR phụ trách – VD. Nếu QMR là phó giám đốc kỹ thuật thì Thư ký ISO có thể là Trưởng/phó phòng kỹ thuật hoặc một cán bộ quản lý kỹ thuật) kiêm nhiệm thêm vị trí công việc này. Chính vì vật, mặc dù vị trí Thư ký ISO xuất hiện trong Sơ đồ tổ chức HTQLCL, nhưng lại thường không xuất hiện trong Sơ đồ tổ chức hành chính. Khi không xuất hiện trong Sơ đồ tổ chức hành chính, sự tồn tại của vị trí Thư ký ISO, chưa nói đến các chức năng và nhiệm vụ của nó, thường không được nhình thấy rõ ràng trong tổ chức. Có một thực tế là nếu bạn đến cổng một doanh nghiệp và đăng ký với bảo vệ vào gặp, hoặc gọi điện đến nhân viên lễ tân để đề nghị gặp Thư ký ISO thì bạn đang gây khó khăn cho họ bởi phần nhiều trong số họ hoàn toàn không biết Thư ký ISO là ai (Mẹo nhỏ trong trường hợp này là hãy lấy họ tên của người này cùng với vị trí và bộ phận mà họ làm việc  - VD. Cho gặp chị Nguyễn Thị A ở phòng TC-HC, Thư ký ISO).

Gắn liền với sự xuất hiện (hoặc không xuất hiện) trong cơ cấu tổ chức, vị trí Thư ký ISO cũng thường không xuất hiện trong hệ thống thang/bảng lương của doanh nghiệp (kể cả hệ thống phụ cấp chức vụ / kiểm nhiệm). Có rất nhiều Thư ký ISO mà chúng tôi gặp trong các hoạt động tư vấn, đào tạo và đánh giá đã than phiền rằng rằng kể từ khi họ nhận thêm vị trí Thư ký ISO, các công việc trước đây được phân công vẫn phải hoàn thành, nay thêm các công việc của Thư ký ISO, nhưng thu nhập thì không có gì thay đổi.

Vì vậy, khuyến nghị được đưa ra ở đây là:

·         Phương án tốt nhất, doanh nghiệp nên nhất thể hóa Sơ đồ tổ chức hành chính với Sơ đồ tổ chức HTQLCL để các vị trí chức danh liên quan đến HTQLCL như QMR và Thư ký ISO sẽ xuất hiện ngay trong Sơ đồ tổ chức hành chính, được hỗ trợ bởi một bản Mô tả công việc cụ thể. Việc này sẽ tạo cho Thư ký ISO một cơ sở “Danh chính” để đạt được “Ngôn thuận” trong quá trình triển khai công việc. Song song với điều này, khi phân tích cơ cấu công việc để xây dựng định mức lương cho vị trí này, doanh nghiệp cần xem xét đến nội dung công việc, tầm quan trọng của công việc và tỷ trọng về thời gian cho công việc Thư ký ISO đối với vị trí chức danh Thư ký ISO chuyên trách, hoặc vị trí chức danh sẽ kiêm nhiệm (ví dụ “Chuyên viên đào tạo/Thư ký ISO”) để đảm bảo rằng  các công việc của Thư ký ISO là công việc được “trả lương” để thực hiện;

·         Nếu không thực hiện được phương án thứ nhất, doanh nghiệp nên tăng cường việc tuyên truyền về Sơ đồ tổ chức HTQLCL nói riêng và HTQLCL nói chung để vị trí Thư ký ISO được nhận biết trong tổ chức. Việc lập Mô tả công việc cụ thể cho vị trí Thư ký ISO cùng với định mức lương được xây dựng trên cơ sở phân tích công việc cụ thể sẽ tạo khuôn khổ về mặt tổ chức và tạo động lực cho người được phân công hoàn thành các công việc của một Thư ký ISO trong doanh nghiệp;

·         Một phương án khác mà doanh nghiệp có thể lựa chọn là vị trí Thư ký ISO, có Mô tả công việc, xuất hiện trong Sơ đồ tổ chức HTQLCL. Vị trí Thư ký ISO (kiêm nhiệm) sẽ được hưởng một khoản phụ cấp chức vụ kiêm nhiệm theo quy định của doanh nghiệp (thường có thể áp dụng mức phụ cấp chức vụ tương đương với trưởng hoặc phó bộ phận) ./.