Cập nhật ISO 9001:2008: Cơ hội cải tiến Hệ thống chất lượng

Cũng theo thông báo chung của ISO và IAF, tiêu chuẩn ISO 9001:2008 không đưa ra các yêu cầu mới nào so với phiên bản trước là ISO 9001:2000 mà chỉ chỉnh sửa, bổ sung để làm rõ thêm một số yêu cầu mà trước đây có khó khăn trong việc diễn giải, áp dụng và đánh giá. Mặc dù những thay đổi trong tiêu chuẩn mới không yêu cầu các tổ chức đã áp dụng ISO 9001:2000 phải có nhiều điều chỉnh cho HTQLCL đã được xây dựng để có thể phù hợp với các yêu cầu trong ISO 9001:2008, việc chuyển đổi theo tiêu chuẩn mới cũng là một cơ hội tốt cho các tổ chức nhìn nhận lại thực trạng áp dụng các yêu cầu của ISO 9001:2000, từ đó thực hiện các hoạt động cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả của HTQLCL. Như vậy, có thể nói các tổ chức đã áp dụng HTQLCL theo ISO 9001:2000 có hai tiếp cận để lựa chọn cho chuyển đổi chứng nhận: TUÂN THỦ hay CẢI TIẾN HIỆU QUẢ.

TIẾP CẬN 1: CHUYỂN ĐỔI HTQLCL HƯỚNG VÀO SỰ TUÂN THỦ

Trong trường hợp này, mục đích của việc chuyển đổi là nhằm để TUÂN THỦ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Sự lựa chọn này thích hợp với các tổ chức đã hoàn toàn thỏa mãn với hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL hiện tại, hoặc với các tổ chức mới chỉ quan tâm đến việc được chứng nhận mà chưa thực sự coi trọng các giá trị về quản lý và cải tiến chất lượng mà HTQLCL có thể mang lại. Để hướng đến việc TUÂN THỦ, tổ chức thông thường phải tiến hành các hoạt động sau đây để chuyển đổi HTQLCL của mình theo tiêu chuẩn mới:

1. Đào tạo cập nhật cho các chuyên gia đánh giá nội bộ và cán bộ chủ chốt về các thay đổi của ISO 9001:2008,
2. Xem xét và chỉnh sửa các tài liệu của HTQLCL để phù hợp với các nội dung thay đổi của yêu cầu trong ISO 9001:2008 (thông thường, một HTQLCL đã được chứng nhận theo ISO 9001:2000 thì không cần phải điều chỉnh nhiều về tài liệu để phù hợp với tiêu chuẩn mới),
3. Thực hiện ít nhất 1 lần đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2008 và duy trì hồ sơ,
4. Thực hiện ít nhất 1 lần xem xét HTQLCL sau khi có các điều chỉnh chuyển đổi,
5. Liên hệ với tổ chức chứng nhận để đăng ký đánh giá chuyển đổi kết hợp với các cuộc đánh giá giám sát định kỳ hoặc đánh giá tái chứng nhận.

TIẾP CẬN 2: CHUYỂN ĐỔI THEO ISO 9001:2008 KẾT HỢP VỚI CẢI TIẾN HIỆU QUẢ HTQLCL

Theo đánh giá của những người trong ngành (tư vấn, chứng nhận và các đơn vị áp dụng) thì chỉ có khoảng 20% đến 40% trong tổng số khoảng 5.000 tổ chức đã được chứng nhận ISO 9001:2000 là áp dụng một cách hiệu quả HTQLCL nhằm cải thiện hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức. Nguyên nhân của tình trạng này thì có nhiều, nhưng một số nguyên nhân thường gặp đã được P & Q Solutions đề cập đến trong bài “10 nguy cơ với Hệ thống quản lý chất lượng sau chứng nhận”. Trong số khoảng 60% đến 80% các tổ chức đã áp dụng chưa thực sự hiệu quả HTQLCL thì có rất nhiều đơn vị thực sự mong muốn sử dụng HTQLCL nhằm cải thiện hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Với các đơn vị này, chuyển đổi theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 không chỉ để tuân thủ theo tiêu chuẩn mới, mà - quan trọng hơn – còn là một cơ hội cho việc nhìn nhận lại thực trạng, xác định và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để CẢI TIẾN HIỆU QUẢ từ việc áp dụng HTQLCL. Quá trình này, ngoài các hoạt động được liệt kê trong phần Tiếp cận 1, có thể bao gồm các bước sau đây:

1. Khảo sát toàn bộ hoạt động tạo sản phẩm, hỗ trợ và quản lý nhằm xem xét và xác định các yếu tố hạn chế tính hiệu quả của quá trình áp dụng HTQLCL trong thời gian vừa qua,
2. Đánh giá và xác định các yếu tố chính cần được tập trung cải tiến để nâng cao hiệu quả của HTQLCL,
3. Xây dựng, triển khai, theo dõi và đánh giá các kế hoạch nhằm cải tiến những yếu tố chính đã được xác định.
4. Trong các trường hợp như vậy, các kế hoạch cải tiến có thể tập trung vào một, hoặc một số yếu tố như:
5. Tăng cường khả năng chiển khai chiến lược và khả năng quản lý rủi ro của HTQLCL,
6. Cải tiến mô hình tổ chức để triển khai chức năng quản lý chất lượng cũng như các quy định liên quan về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn,
7. Cải tiến hệ thống tài liệu nhằm tăng cường sự đầy đủ/chặt chẽ, tính thích hợp và tính hiệu lực (trong việc đạt được các kết quả mong muốn và phòng ngừa rủi ro),
8. Nâng cao năng lực và nhận thức về quản lý chất lượng cho cán bộ quản lý, nhân viên và đội ngũ đánh giá viên nội bộ,
9. Cải tiến các yếu tố “mềm” trong quản lý  liên quan đến việc áp dụng HTQLCL như cơ chế lương, thưởng; quy định về khen thưởng, kỷ luật, động viên khuyến khích; quan hệ phối kết hợp giữa các cá nhân, chức năng (kinh doanh, tài chính, nhân sự…), và bộ phận trong tổ chức,
10. Triển khai các công cụ/nhóm công cụ quản lý như Kaizen/5S, thống kê/phân tích chất lượng, chi phí chất lượng, FMEA….

Việc lựa chọn tiếp cận thứ nhất hay tiếp cận thứ hai cho dự án chuyển đổi HTQLCL theo ISO 9001:2008 là quyết định của mỗi tổ chức, phụ thuộc vào tình trạng của hoạt động quản lý chất lượng, nhu cầu nội bộ và mong muốn của lãnh đạo tổ chức./.