5 nguyên nhân thất bại trong triển khai áp dụng ISO - Phần 1

Các vấn đề thường gặp trong áp dụng Hệ thống quản lý theo ISO
Việc áp dụng các HTQL theo tiêu chuẩn quốc tế ISO như ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 27000, ISO/IEC 17025, OHSAS 18001, … được thừa nhận và đã chứng tỏ trên thực tế về khả năng  mang lại những lợi ích to lớn cho các tổ chức trên các khía cạnh như thị trường, tác nghiệp và kiểm soát, và phát triển bền vững. Điều này giải thích tại sao ngày càng có nhiều các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp và các tổ chức khác có mong muốn hoặc đã triển khai áp dụng các HTQL này vào trong hoạt động của tổ chức mình. Mặc dù vậy, không phải tổ chức nào cũng thành công trong việc áp dụng các HTQL – nếu không nói rằng một tỷ lệ đáng kể các tổ chức đã không thành công trong việc áp dụng  các HTQL. Kinh nghiệm thực tế cho thấy, mặc dù khi mới tiếp cận các tổ chức đều quan tâm đến rủi ro không được chứng nhận/công nhận, các khó khăn mà các tổ chức gặp phải lại thường không liên quan đến việc được chứng nhận hoặc công nhận  - vì hầu hết các tổ chức đều đạt được điều này. Các khó khăn này có thể ở nhiều khác nhau theo quá trình triển khai tại từng tổ chức cụ thể, nhưng tổng hợp lại thì thường rơi vào các nhóm vấn đề sau đây:

• Thiếu sự tham gia đầy đủ của toàn tổ chức trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQL;
• HTQL không thích hợp với thực tiễn của tổ chức;
• HTQL thiếu sự liên kết và tích hợp với các lĩnh vực quản lý khác;
• HTQL khi được áp dụng không giúp cải tiến hoạt động;
• Tổ chức thiếu khả năng duy trì và cải tiến HTQL sau chứng nhận.

Thiếu sự tham gia đầy đủ của toàn tổ chức
Việc quyết định triển khai một HTQL theo tiêu chuẩn ISO, cho dù vì lý do nào, cũng bắt đầu từ lãnh đạo của tổ chức. Tuy nhiên, để có một HTQL được triển khai thành công, tổ chức cần có sự tham gia đầy đủ của toàn tổ chức – bao gồm lãnh đạo cấp cao, cán bộ quản lý, thành viên Ban ISO và nhân viên –  trong quá trình chuẩn bị, xây dựng, áp dụng và cải tiến. Với thực tế là mỗi tổ chức cũng chỉ thường triển khai chương trình áp dụng ISO một đến vài lần (với trường hợp áp dung nhiều hệ thống), sự thiếu kinh nghiệm trong triển khai chương trình cùng với một số lý do khác khiến cho các tổ chức thường găp nhiều khó khăn trong huy động sự tham gia và ủng hộ của các bên liên quan.
Nguyên nhân trực tiếp đầu tiên của vướng mắc này là sự thiếu đầy đủ và rõ ràng trong việc xác định vai trò, vị trí và trách nhiệm của lãnh đạo cấp cao, các cán bộ quản lý, thường trực và thành viên Ban ISO, các nhân viên/công nhân trong triển khai dự án. Điều này dẫn đến tình trạng thiếu tinh thần sở hữu và chịu trách nhiệm trong quá trình xây dựng, áp dụng HTQL. Hậu quả thường thấy là thường trực ISO bị quá tải, chương trình bị chậm trễ, các biện pháp kiểm soát trong HTQL không thực sự phản ảnh yêu cầu quản lý và thực tiễn triển khai. Để khắc phục vấn vấn đề này, các tổ chức cần sự tham vẫn và hỗ trợ của những đối tác có nhiều kinh nghiệm triển khai dự án HTQL để ngay từ đầu có thể thiết lập một kế hoạch dự án với cơ cấu tổ chức thực hiện đầy đủ, rõ ràng và thích hợp với điều kiện thực tiễn của mình.
Thứ hai, triển khai một HTQL mới bao giờ cũng mang lại những thay đổi nhất định ở khía cạnh tác nghiệp, quản lý hoặc hỗ trợ. Các thay đổi này có thể ở mức lớn hay nhỏ tùy vào điều kiện quản lý, lĩnh vực liên quan, hiện trạng và nhu cầu của tổ chức. Điều đáng tiếc là, trong phần lớn các trường hợp, việc chuẩn bị và thúc đẩy các thay đổi này trong quá trình triển khai chương trình không được thực hiện tốt. Điều này dẫn đến tình trạng không tuân thủ, chống đối hoặc ít nhất cũng là sự căng thẳng không cần thiết trong nội bộ tổ chức. Kinh nghiệm thực tế cho thấy, khi quản lý thay đổi không được thực hiện hiệu quả, các HTQL thường không được duy trì và cải tiến sau khi đạt được chứng nhận ban đầu.
Hệ thống quản lý được xây dựng không thích hợp
Một đặc điểm của các tiêu chuẩn HTQL là tính khái quát trong các yêu cầu để đảm bảo các tổ chức thuộc mọi lĩnh vực, loại hình và quy mô đều có thể áp dụng. Sự khái quát này gây ra những khó khăn đáng kể cho tổ chức trong diễn giải và vận dụng một cách thích hợp với đặc thù hoạt động và quản lý của mình.
Một cách tổng quát, một HTQL được xây dựng là kết quả của quá trình phân tích, xem xét và ứng dụng một loạt các yếu tố, bao gồm: nhu cầu chiến lược, yêu cầu và thực tiễn quản lý, các thực hành tốt và những yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng và các yêu câu liên quan khác. Trong các yếu tố này thì “nhu cầu chiến lược” và “yêu cầu và thực tiễn quản lý” là những điểm đặc thù riêng của từng tổ chức, làm cho HTQL mặc dù theo tiêu chuẩn quốc tế nhưng có những sự khác biệt trong từng trường hợp. Sự thất bại trong xem xét đầy đủ hai yếu tố này sẽ tạo ra một HTQL, mặc dù có thể phù hợp với tiêu chuẩn, nhưng không thực sự thích hợp với tổ chức.
Nguyên nhân của sự thất bại này thường gắn với tiếp cận và phương pháp triển khai HTQL của tổ chức. Về mặt tiếp cận, có nhiều tổ chức tìm kiếm sự tuân thủ tiêu chuẩn với câu hỏi “yêu cầu của tiêu chuẩn như vậy thì chúng tôi phải làm gì để đáp ứng” thay vì vận dụng tiêu chuẩn để giải quyết nhu cầu quản lý thông qua câu hỏi “thực tiễn và nhu cầu quản lý của chúng tôi như vậy thì yêu cầu của tiêu chuẩn nên được áp dụng như thế nào cho phù hợp và hiệu quả”. Ngoài ra, một số tổ chức cho rằng, các thực hành đã được thực hiện và phù hợp ở một tổ chức khác hoàn toàn có thể được áp dụng và mang lại hiệu quả ở tổ chức của mình thông qua cách đặt vấn đề với đơn vị tư vấn hoặc hướng dẫn “Đơn vị A đã áp dụng thành công HTQL theo ISO rồi, hãy cung cấp cho chúng tôi một HTQL giống hệt như vậy để rút ngắn thời gian và đỡ tốn nguồn lực”. Ở phương diện phương pháp triển khai, sự không thích hợp của HTQL thường gắn với việc không (hoặc không thành công trong) huy động đầy đủ sự tham gia của cán bộ quản lý và nhân viên trong phân tích thực trạng và phát triển các biện pháp kiểm soát.
Cho dù với nguyên nhân nào, một HTQL được xây dựng không dựa trên thực trạng và những nhu cầu thực tế sẽ không thích hợp với hoạt động của tổ chức. Việc khiên cưỡng áp đặt một cách “thô bạo” HTQL vào tổ chức chắc chắn sẽ mang thất bại trong duy trì và cải tiến trong tương lai./.