7 mục đích trong xây dựng tài liệu khi triển khai ISO 9000 - Phần 2

3) Mục đích Quản lý tri thức
Mong muốn của tổ chức khi nào cũng là có những nhân viên quản lý/kỹ thuật có năng lực tốt trên cơ sở các kiến thức, kinh nghiệm và khả năng hoàn thành các mục tiêu được thống nhất. Những kiến thức và kinh nghiệm này có thể là kết quả của quá trình trải nghiệm và học hỏi liên tục trong hoạt động của tổ chức (với trường hợp phát triển nhân sự từ bên trong) hoặc ở các tổ chức khác đã làm việc trước đó (với trường hợp tuyển dụng từ bên ngoài). Trong cải hai trường hợp này, quá trình xây dựng tài liệu đều đóng vai trò “chiết xuất” những kiến thức, kinh nghiệm cá nhân thành “tài sản” của tổ chức ở dạng có thể chia sẻ được. Việc huy động trí tuệ và nỗ lực của các nhân sự liên quan trong phát triển các tài liệu giúp cho chúng thực sự phản ảnh các thực hành tốt nhất mà tổ chức có thể có được và tạo ra tiêu chuẩn và những “mốc” mà những người khác có thể làm theo và phát triển.
Ở khía cạnh này, các tài liệu của HTQLCL giúp đảm bảo tính liên tục của các quá trình sản xuất kinh doanh và bảo vệ tổ chức từ những ảnh hưởng lớn gây ra bởi sự ra đi của các nhân sự chính hoặc thời kỳ có tỷ lệ thay đổi nhân sự lớn. Khi đó, các tài liệu thích hợp có hiệu lực giúp những người mới có thể nhanh chóng tiếp cận và duy trì điều kiện bình thường của các quá trình tác nghiệp.
Để thực hiện mục đích này, tổ chức cần đảm bảo phân công nhân sự thích hợp chủ trì và tham gia trong quá trình xây dựng tài liệu, đồng thời có các biện pháp thúc đẩy và khích lệ thích hợp để khuyến khích quá trình “chiết xuất” và chia sẻ tri thức. Trong nhiều trường hợp, quá trình xây dựng tài liệu đã thất bại vì, với các lý do khác nhau, những người có kinh nghiệm và kiến thức tốt nhất lại không tham gia vào quá trình này. Khi đó những người được phân công, trong trường tích cực nhất, sẽ thiếu thiếu cái để có thể “chiết xuất” và chia sẻ được.
4) Mục đích Cung cấp bằng chứng
Theo định nghĩa trong ISO 9000, hoạt động quản lý thực hiện hai chức năng chính là “định hướng” và “kiểm soát”. Như vậy, các nhân sự với trách nhiệm quản lý phải chứng tỏ rằng các nhiệm vụ “định hướng” và “kiểm soát” được phân công cùng với chức vụ quản lý mà họ đảm nhiệm đã được thực hiện. Trong bối cảnh như vậy, xây dựng các tài liệu cho HTQLCL, bao gồm các tài liệu hướng dẫn tác nghiệp và hướng dẫn theo dõi – đo lường, là một biện pháp tốt để kiện toàn hoạt động quản lý và cung cấp bằng chứng rõ ràng về việc thực hiện chức năng quản lý theo phân công, ít nhất cũng là trong lĩnh vực quản lý chất lượng. Như thế, ngay cả khi chưa thực hiện HTQLCL theo ISO 9000, các nhân viên quản lý vẫn phải xây dựng các tài liệu quản lý để tăng cường hiệu lực quản lý và chứng tỏ rằng mình đã triển khai thực hiện các trách nhiệm quản lý được phân công.
Về lý thuyết, một chương trình triển khai ISO 9000 không phải là để xây dựng mới toàn bộ tài liệu quản lý nói chung và quản lý chất lượng nói riêng mà là dịp để kiện toàn các tài liệu đã được xây dựng và bổ sung một cách cần thiết theo khuôn khổ và yêu cầu của tiêu chuẩn. Ngoài ra, với đặc điểm về phạm vi triển khai trong toàn hệ thống và có sự tham gia của đầy đủ các bộ phận trong tổ chức nên tính “kết nối” và “phối hợp” trong các tài liệu được kiện toàn khi thực hiện ISO 9000 sẽ cao hơn so với các tài liệu được phát triển riêng lẻ bởi từng bộ phận từ trước. Trong thực tế, vì nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, có mức độ văn bản hóa trong quản lý tại thời điểm bắt đầu triển khai chương trình ISO 9000 ở mức thấp nên nhiệm vụ xây dựng tài liệu sẽ trở nên quan trọng và “nặng nề” hơn.