Quản lý chất lượng – Thế giới của các vòng tròn P-D-C-A

Vậy chuyên viên QLCL cần trang bị cho mình những kỹ năng và kiến thức gì để hóa giải được sức ép nghề nghiệp? Thạc sỹ Phạm Minh Thắng, Giám đốc Công ty P & Q Solutions, sẽ giúp chúng ta tìm ra câu trả lời cho câu hỏi này!

QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG – THẾ GIỚI CỦA CÁC VÒNG TRÒN P-D-C-A

Theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000, QLCL là các hoạt động phối hợp với nhau để điều hành và kiểm soát một tổ chức về mặt chất lượng. Về chức năng, QLCL chú trọng vào “định hướng” về chất lượng (gồm định hướng chiến lược gắn với việc thiết lập chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng cho từng khu vực hoạt động của tổ chức tại mỗi giai đoạn, và định hướng tác nghiệp gắn với việc hoạch định các công việc hằng ngày như tiêu chuẩn nhân sự) và “kiểm soát” về chất lượng (chẳng hạn các hoạt động kiểm tra, giám sát, đánh giá và xem xét để xác định các nội dung hoạch định trong định hướng có được thực hiện, tuân thủ trong thực tế không).

Muốn thực hiện các chức năng này, tổ chức cần triển khai việc QLCL theo vòng tròn P-D-C-A. Đây là chữ viết tắt của Plan – Lập kế hoạch, Do – Thực hiện, Check – Kiểm tra, và Adjust – Điều chỉnh. Để việc triển khai có hiệu quả, chuyên viên QLCL cần tư vấn cho lãnh đạo cách thiết lập và triển khai chính sách/chiến lược về chất lượng; đề xuất những chương trình nhằm nâng cao năng lực QLCL của tổ chức; điều phối và tham gia kiểm soát các chương trình giáo dục, đào tạo cho nhân viên trong tổ chức nói chung và nhân viên quản lý nói riêng về nhận thức và các công cụ cho QLCL v.v…

Trong quá trình hoạt động, tổ chức sẽ phải triển khai nhiều vòng tròn P-D-C-A khác nhau. Các vòng tròn này có thể được ví như các vòng quay bánh xe của một chiếc xe đạp, nghĩa là tổ chức cần đảm bảo các vòng tròn này quay liên tục. Nếu chúng ngừng quay thì hoạt động QLCL sẽ dậm chân tại chỗ và dần đi xuống.

QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG HIỆU QUẢ - BÍ QUYẾT TRƯỜNG TỒN CỦA TỔ CHỨC

Có một thực tế là khi cắt giảm được chi phí chất lượng (các khoản chi phí không mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm và dịch vụ), tổ chức không những duy trì được lợi nhuận trong ngắn hạn mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh dài hạn và tạo cơ sở phát triển bền vững trong tương lai. Chính vì thế, theo các chuyên gia kinh tế, QLCL hiệu quả luôn mang lại những lợi ích thiết thực cho tổ chức. Tuy nhiên, tùy theo tình hình kinh tế mà chiến lược/chính sách QLCL của tổ chức sẽ có những khác biệt nhất định. Chẳng hạn, khi nền kinh tế phát triển nhanh, tổ chức có nhiều điều kiện thuận lợi để gia tăng sản lượng và mở rộng thị trường thì họ không cần phải quá chú trọng đến cắt giảm chi phí chất lượng. Những lúc như vậy, một nỗ lực vừa phải trong cắt giảm chi phí chất lượng cũng đủ giúp tổ chức duy trì năng lực cạnh tranh. Còn khi nền kinh tế rơi vào suy thoái, cắt giảm chi phí chất lượng sẽ trở thành một trong những ưu tiên hàng đầu của tổ chức nhằm đạt và duy trì kế hoạch lợi nhuận. Các cuộc nghiên cứu và thực tiễn đều cho thấy mức cắt giảm 5% chi phí chất lượng có thể bù đắp cho sự sụt giảm 20% về sản lượng tiêu thụ.

KIẾN THỨC VỮNG VÀNG – ĐIỀU KIỆN CẦN ĐỂ THÀNH CÔNG

Muốn làm nghề này, chuyên viên QLCL trước tiên cần có tư duy mở, logic và cách tiếp cận mang tính hệ thống. Tuy nhiên, những tố chất này sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu bạn thiếu kiến thức chuyên ngành, bao gồm năng lực chuyên môn và năng lực quản lý chung. Năng lực chuyên môn bao gồm những vấn đề liên quan đến vòng tròn P-D-C-A, ISO 9000, TQM, Lean, Six Sigma. Đây là nhóm năng lực tạo ra sự khác biệt giữa chuyên viên quản trị chất lượng với các nhân viên trong lĩnh vực khác. Năng lực quản lý chung bao gồm quản lý theo mục tiêu, quản lý thay đổi, quản lý dự án, động viên và tạo động lực, quản lý chuỗi cung cấp….

Tất cả những kiến thức này chuyên viên QLCL luôn phải nắm chắc. Đó là vì trong một số trường hợp, khi triển khai chiến lược/chính sách về QLCL trong tổ chức, bạn có thể sẽ vấp phải sự phản ứng của một số người (cả trong ban lãnh đạo) do đụng chạm đến lợi ích của họ. Nếu kiến thức không vững, bạn sẽ khó lòng mà đương đầu nổi với sức ép do họ tạo ra, chứ đừng nói đến việc thuyết phục họ ủng hộ bạn. Mà đối với QLCL, nếu thiếu sự cam kết ủng hộ của toàn thể ban lãnh đạo, bạn khó mà đạt đến thành công trọn vẹn.

CHUYÊN VIÊN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG GIỎI: KIẾN THỨC + KINH NGHIỆM

Như đã đề cập, trong nghề này, kiến thức rất quan trọng. Tuy nhiên, theo tôi, một chuyên viên QLCL thật sự giỏi cần có thêm kinh nghiệm nữa. Nếu thiếu một trong hai yếu tố này, bạn nên nhanh chóng đề ra kế hoạch để khắc phục. Chẳng hạn, một người chưa được đào tạo cơ bản về QLCL nhưng lại có kinh nghiệm trong việc triển khai một nội dung nào đó của QLCL như ISO thì có thể chọn cho mình công việc liên quan đến ISO. Đồng thời, họ nên tích cực tham gia các khóa đào tạo về Kaizen, Lean, Six Sigma … để mở rộng kiến thức. Ngược lại, một người đã nắm được kiến thức nền tảng của QLCL nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm thì nên chọn cho mình công việc gắn nhiều với thực tiễn tác nghiệp để tích lũy kinh nghiệm.

KHI NGƯỜI TA LÀM MỘT NGHỀ NON TRẺ …

Thì người ta sẽ có những thuận lợi nhất định. Chẳng hạn, nhu cầu nhân lực trong ngành QLCL ngày càng tăng trong khi nguồn cung có chất lượng vẫn còn hạn chế. Vì thế, chuyên viên QLCL có rất nhiều cơ hội để phát triển về chuyên môn và thăng tiến trong nghề nghiệp. Thuận lợi thứ hai nằm ở đặc điểm chung của các tổ chức Việt Nam là năng lực quản lý còn thấp. Chính vì vậy, các chuyên viên QLCL có nhiều điều kiện để tạo các thay đổi tích cực và hiệu quả đối với hoạt động của tổ chức.

Tuy nhiên, hai điểm thuận lợi này đồng thời cũng là hai khó khăn lớn nhất mà các chuyên viên QLCL phải vượt qua. Thứ nhất, sự non trẻ của nghề khiến cho các tài liệu tham khảo về QLCL chưa nhiều. Hiện nay, thật khó để bạn có thể tìm được một đầu sách hay bằng tiếng Việt về QLCL. Bên cạnh đó, việc chưa hình thành được các hoạt động mang tính hiệp hội nghề nghiệp của những người làm QLCL cũng làm chậm quá trình phát triển năng lực của họ.

Trong suốt một thời gian dài, nhiều tổ chức của Việt Nam cho rằng mình vẫn có thể tồn tại và phát triển mà không cần quan tâm đến quản lý chất lượng. Hiện nay, lối tư duy như thế đã không còn hợp thời nữa, đặc biệt là khi sự cạnh tranh trên thị trường càng lúc càng gay gắt và Việt Nam phải thực hiện các cam kết với Tố chức Thương mại Thế giới (WTO) về mở cửa thị trường. QLCL hữu hiệu đã, đang và sẽ là yếu tố sống còn đối với tất cả các tổ chức. Nếu bạn muốn trở thành ứng viên được nhiều nhà tuyển dụng “săn đón”, hãy mạnh dạn phát triển sự nghiệp trong ngành này. Sẽ không dễ dàng đâu, nhưng suy cho cùng trong cuộc sống có thành tựu nào mà bạn không phải đánh đổi bằng những giọt mồ hôi? Cũng giống như ngày xưa, khi bạn tập đi xe đạp vậy.