Nhận diện các lãng phí trong quá trình sản xuất kinh doanh

Tiết kiệm là hiệu quả

Ngày 30/3/2008 Thủ tướng kêu gọi toàn dân tiết kiệm giảm chi tiêu, lãnh phí và đặc biệt yêu cầu các Doanh nghiệp phải rà soát tất cả các khoản chi nhằm hạ giá thành và phí lưu thông. Hưởng ứng lời kêu gọi tiết kiệm của Thủ tướng chính phủ, các tổ chức/doanh nghiệp cần xây dựng được các chương trình và hoạt động tiết kiệm giảm lãng phí trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình.

Một trong các câu hỏi đầu tiên mà các tổ chức cần đặt ra khi xây dựng thực hiện chương trình tiết kiệm của mình là phải nhận dạng hoạt động nào trong chuỗi các hoạt động sản xuất, kinh doanh có khả năng phát sinh lãnh phí để từ đó có thể thực hiện chương trình được tiết kiệm

Nhận dạng các lãng phí trong quá trình sản xuất, kinh doanh

Về cơ bản, trong quá trình sản xuất, kinh doanh, các tổ chức đều mong muốn có thể thích nghi, đáp ứng nhanh nhất với yêu cầu của khách hàng mà vẫn phát triển tốt, khả năng thanh toán cao, không phải tồn đọng vật tư, nguyên nhiên liệu, và làm ra sản phẩm với chi phí ít nhất.

Khi đó, các tổ chức cần hướng tới mục tiêu:

- Làm, cung cấp đúng (chủng loại, chất lượng) sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng

- Cung cấp đúng số lượng cần thiết

- Giao hàng đúng thời gian đã thống nhất

- Không tồn (hoặc tồn ít nhất) các loại vật tư, bán thành phẩm, thành phẩm

- Chi phí hợp lý nhất

- Khả năng thanh toán cao nhất

Ở phần dưới đây là liệt kê về 30 loại lãng phí có thể phát sinh đã được nhiều tổ chức, doanh nghiệp Nhật Bản nhận diện được trong hoạt động quản lý sản xuất, kinh doanh của mình.

1. Lãng phí phát sinh do tổ chức và bố trí mặt bằng không thuận tiện, gây khó khăn trong qúa trình di chuyển và sản xuất;

2. Lãng phí phát sinh do cách đặt đồ vật, cách biểu thị kém: do chúng ta mất thời gian tìm kiếm các đồ vật, dụng cụ, công cụ phục vụ sản xuất;

3. Lãng phí nội tại trong chính bản thân động tác (người lao động có những động tác thừa, chưa chuẩn dẫn đến giảm năng suất);

4. Lãng phí phát sinh do quy trình cân bằng kém (như một số bộ phận phải chờ đợi hàng do thiếu nguyên vật liệu, thiếu bán thành phẩm);

5. Lãng phí phát sinh khi tạo ra phế phẩm do lơ đễnh (có thể người lao động không tập trung vào công việc, không làm đúng thao tác);

6. Lãng phí phát sinh do thiết bị hư hỏng (các thiết bị không được bảo trì bảo dưỡng đúng kế hoạch dẫn đến hỏng hóc vào thời điểm sản xuất);

7. Lãng phí nội tại trong chính bản thân hoạt động, thao tác: một số hoạt động, thao tác thừa (những động tác này không phát sinh giá trị của sản phẩm);

8. Lãng phí phát sinh do chuyển sang sản xuất sản phẩm khác: Do điều chỉnh sản xuất chủng loại sản phẩm khác dẫn đến phải vệ sinh, thay khuôn, chuẩn bị NVL khác,…;

9. Lãng phí phát sinh do thiết bị ngừng lặt vặt (Những hỏng hóc vặt, không dẫn đến dừng hoàn toàn nhưng mất thời gian, công sức để sửa lại,..);

10. Lãng phí do phế phẩm phát sinh do nguyên nhân là thiết bị: thiết bị sản xuất cài đặt sai thông số, chạy không ổn định, chập chờn;

11. Lãng phí phát sinh do nguyên vật liệu kém phẩm chất (làm lại sản phẩm, chất lượng đầu ra không ổn định, phát sinh nhiều sản phẩm hỏng,..);

12. Lãng phí do phần vứt đi từ nguyên vật liệu. Ví dụ: trong một số ngành thì không thể tận dụng được 100% nguyên liệu đầu vào, phần thừa, bavia,..;

13. Lãng phí phát sinh do nói chuyện điện thoại: Tốn tiền tel, sao nhãng và ảnh hưởng đến chất lượng công việc;

14. Lãng phí phát sinh do hội họp. Hiện nay nhiều vị trí thời gian đi hội họp nhiều hơn thời gian để giải quyết công việc;

15. Lãng phí phát sinh do tìm kiếm hồ sơ, thông tin. Hồ sơ không được sắp xếp khoa học dẫn đến mất nhiều thời gian, công sức để tìm kiếm;

16. Lãng phí phát sinh do ngưng trệ nghiệp vụ, thông tin. Thông tin không được báo cáo, truyền đạt đầy đủ và chính xác tới các bộ phận liên quan;

17. Lãng phí phát sinh do phó mặc cho kết quả tự nhiên của thao tác và nghiệp vụ (lỗi hay không cũng không quan tâm,..);

18. Phí nhân công phát sinh do tăng thêm nhân sự trực tiếp do Lãng phí thao tác;

19. Phí nhân công phát sinh do phải bố trí cố định nhân sự vì hay thiết bị hay bị ngừng lặt vặt, hoặc thay thế bổ xung sản phẩm;

20. Phí nhân công phát sinh do chưa ứng dụng tự động hóa (khi đó phải sử dụng nhân công dẫn đến tăng chi phí);

21. Lãng phí do khấu hao đầu tư thiết bị nhưng để nằm kho chưa được đưa vào sản xuất;

22. Chi phí phát sinh do không thể thu hồi lãng phí nguyên vật liệu từ nhà cung ứng (phế phẩm);

23. Phí nguyên vật liệu phát sinh do không thể mua với giá gốc (mức chênh lệch giá thật sự trên thị trường với mức giá phải trả);

24. Phí nhân sự phát sinh do tăng nhân sự gián tiếp (dẫn đến tăng phí nghiệp vụ chi phí văn phòng);

25. Phí nhân sự dành cho quá nhiểu nhân sự gián tiếp do chưa ứng dụng công nghệ thông tin;

26. Chi phí phát sinh do khiếu nại (tiền đền bù khiếu nại, phí nhân sự, phí công tác);

27. Chi phí do phát sinh sản phẩm không phù hợp (sửa chữa, làm lại, hạ cấp, vứt bỏ,..);

28. Chi phí phát sinh do mua thừa những sản phẩm hao mòn, mau hỏng;

29. Chi phí phát sinh do tồn kho thừa nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, sản phẩm thành phẩm;

30. Chi phí phát sinh do đặt gia công ngoài (tồn kho, vận chuyển, chi phí khác).

Hy vọng với thông tin trên, chúng ta có thể cùng nhau bước đầu nhận diện được các loại lãng phí này và xây dựng chương trình tiết kiệm trong đơn vị của mình, góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của các tổ chức, doanh nghiệp.