10 Biện pháp cải tiến chu trình dự án LEAN SIX SIGMA – Phần 1

Chu trình dự án (Project cycle time) – tổng thời gian từ khi bắt đầu đến khi kết thúc một dự án cải tiến quá trình, bao gồm thời gian xử lý và thời gian chờ - là một chỉ số được dùng phổ biến bởi các tổ chức cho việc đánh giá hiệu quả chương trình Lean Six Sigma. Nếu chu trình dự án của tổ chức ở mức cao hơn mục tiêu đề ra thì đó là thời điểm mà phụ trách chương trình Lean Six Sigma cần xem xét để cải tiến năng lực triển khai các dự án theo đúng tiến độ.

Trên thực tế có một loạt các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chu trình của một dự án. Bài viết này trình bày 10 yếu tố mà các nhóm dự án Lean Six Sigma cần thực hiện nhằm đảm bảo các dự án được triển khai một cách hiệu quả hơn. Ở một khía cạnh nào đó, đây có thể được coi như là một dự án Six Sigam để cải tiến chu trình dự án.

Thứ nhất: Cần thiết lập các quy định cơ bản trong Nhóm Lean Six Sigma.

Mỗi một dự án Lean Six Sigma đều là riêng biệt và đặc thù. Vì vậy, việc dành thời gian cùng với toàn nhóm nhằm xác định các quy định chung cơ bản mà từng thành viên phải tuân thủ là một nội dung quan trọng cần được thực hiện. Với vai phụ trách dự án, bạn có thể phải cung cấp cho nhóm dự án của mình một khuôn khổ cơ sở nhưng cũng cần đặt ra các câu hỏi để cả nhóm điều chỉnh các quy định này một cách thích hợp. Một số câu hỏi phổ biến mà một nhóm dự án phải trả lời có thể bao gồm: 

• Nhóm dự án nên họp bao nhiêu lâu một lần?
• Cách thành viên trong nhóm sẽ trao đổi thông tin với nhau bằng cách nào?
• Nhóm dự án sẽ xử lý thế nào nếu  một trong các thành viên của nhóm không tham dự được một cuộc họp theo kế hoạch?
• Điều gì được trông chờ từ từng thành viên?
• Cơ chế ra quyết định trong nhóm như thế nào?

Sự cam kết của cả nhóm với các quy định này là điều kiện cơ bản để chúng được thực hiện, và trực tiếp tham dự trong quá trình hình thành các quy định này sẽ tạo ra sự tham gia cần thiết của các thành viên. Ngược lại, việc đưa ra cho nhóm dự án một danh sách các quy định được viết trước sẽ không thúc đẩy cam kết từ các thành viên. Các quy định cơ bản này sẽ giúp cho từng thành viên tập trung vào sự chịu trách nhiệm của mình và cách thành viên khác trong nhóm và giải quyết các bất đồng phát sinh trong dự án một cách khách quan. Một nhóm dự án với các quy định cơ bản được thiết lập một cách cẩn trọng sẽ cùng nhau hoạt động với hiệu suất và hiệu quả cao hơn và có khả năng tốt hơn trong đạt được các mục tiêu của dự án.

Thứ hai: Xác định rõ ràng các vấn đề và phạm vi của dự án.

Các nhóm dự án sẽ hoạt động hiệu quả hơn khi cùng nhau giải quyết một vấn đề cụ thể và thống nhất về phạm vi của vấn đề cần giải quyết.

Cần đảm bảo các tài liệu của dự án bao gồm một tuyên bố về vấn đề cần giải quyết được viết rõ ràng và chặt chẽ và các giới hạn giải thích những gì thuộc và không thuộc phạm vi của dự án. Tài liệu dự án cũng cần xác định một đến ba chỉ số quan trọng dùng để đánh giá tình trạng trước và sau khi triển khai các giải pháp, bao gồm theo dõi kết quả của quá trình.

Các định nghĩa này cũng cung cấp cho nhóm dự án những giới hạn rõ ràng để quản lý sự thay đổi của phạm vi, góp phần đảm bảo kiểm soát được tiến độ dự án.

Thứ ba: Chọn thành phần thích hợp cho nhóm dự án.

Hãy lựa chọn và huy động các thành viên có hiểu biết thực tế về quá trình sản xuất kinh doanh, có thể cung cấp góc nhìn nhiều chiều và có khả năng, cũng như sẵn sàng đóng góp vào dự án cũng như thực hiện vai trò hạt nhân thay đổi trong tổ chức.

Có được các thành viên với đầy đủ kiến thức và chuyên môn cần thiết cho phép nhóm dự án triển khai từng hạng mục của dự án một cách hiệu quả. Để nhóm dự án có thể thành công, những người thích hợp cần được lựa chọn cho những vị trí chủ chốt, bao gồm:

• Bảo trợ dự án – đây là cá nhân khởi xướng và thúc đẩy dự án, phê duyệt các dự án cần thiết cho dự án và có thẩm quyền hoặc có ảnh hưởng để gỡ bỏ các rào cản, tìm kiếm sự hỗ trợ của lãnh đạo cấp cao và đảm bảo thành công của dự án.
• Các Đai đen hoặc Đai xanh phụ trách dự án – Cần xem xét đến mức độ phức tạp của dự án và kiến thức về quá trình của các Đai (đen hoặc xanh); đặc biệt với các Đai xanh, cần xác định xem quá trình đang được xem xét có ảnh hưởng đến công việc của họ.
• Những người tham gia phản biện – Đây là những người quan tâm đến việc giải quyết vấn đề thuộc dự án và sẵn sàng lắng nghe, đặt câu hỏi và phản biện những giải thiết, đề xuất của nhóm dự án.

Thứ tư: Thiết lập một Kế hoạch dự án chắc chắn.

Để có một kế hoạch chắc chắn, một số đặc tính quan trọng cần được xem xét. Một cách cụ thể, một kế hoạch dự án nên đảm bảo:

• Thách thức – Thiết lập tiến độ để thúc đẩy nhóm dự án hoàn thành các hạng mục của từng giai đoạn trong DMAIC.
• Hợp lý – Đảm bảo tính thực tế của tiến độ, có xem xét đến phạm vi, mức độ phức tập của dự án cũng như các yêu cầu của tổ chức ở phương diện của dự án và các yêu cầu đối với mỗi thành viên trong quá trình thực hiện dự án.
• Linh hoạt – Hãy sẵn sàng cho những thay đổi kế hoạch và tiến độ dự án khi cần thiết. Nhóm dự án có thể gặp phải các thách thức bất ngờ trong dự án, tổ chức có thể đưa ra những yêu cầu mới đối với thành viên của dự án, hoặc dự án gặp phải những rào cản khác trong quá trình triển khai. Tuy nhiên, tiến độ dự án chỉ nên được điều chỉnh nếu có cơ sở thỏa đáng, thay vì thay đổi do nhóm dự án không đạt được các mốc thời gian đề ra.

Thứ năm: Lên kế hoạch trước cho các cuộc họp của nhóm dự án hoặc các cuộc họp phản biện.

Theo kế hoạch dự án, cần đảm bảo các cuộc họp xem xét dự án với nhóm phản biện hoặc họp nhóm dự án đều được lập lịch trước để đạt được các hạng mục cho từng giai đoạn của dự án.

Thực hành đơn giản này sẽ bảo được thời gian cho các cuộc họp trong lịch làm việc của các thành viên tham gia và giảm thiểu nguy cơ dự án bị trễ  do phải điều chỉnh lịch xem xét trong quá trình thực hiện dự án. Ngoài ra, các thành viên nhóm dự án thường phải rất cân nhắc và đảm bảo có lý do thỏa đáng trước khi yêu cầu điều chỉnh một lịch xem xét dự án có sự tham gia của các quản lý cấp cao luôn kín lịch làm việc./.